Política de Tratamiento de Datos de KOODI STUDIO SAS - AppTiempo

Nuestro objetivo es informarte de la manera más sencilla sobre nuestra Política de Tratamiento de Datos y la forma como AppTiempo tratará tus datos personales y los de tus empleados (en adelante la "Política"). Si tienes cualquier duda, nuestros canales de comunicación están disponibles en todo momento, los cuales podrás encontrar más adelante.

Importante: Aceptar el uso de la Plataforma AppTiempo y el tratamiento de datos personales es un requisito para poder usar nuestros servicios de control de horarios y gestión de nómina. Al mantener activa tu cuenta, continuaremos realizando el tratamiento de datos para ofrecerte mejoras y nuevas funcionalidades.

En esta Política de Tratamiento de Datos (la "Política") de KOODI STUDIO SAS identificada con NIT. en contrato (en adelante, "AppTiempo"), describimos cómo recopilamos y procesamos los datos personales cuando:

1. Te registras como empresa en nuestra plataforma;
2. Descargas nuestra aplicación en tu celular o tablet;
3. Navegas en nuestro sitio web;
4. Te suscribes para recibir información sobre nuestros servicios;
5. Inicias un proceso para contratar nuestros servicios;
6. Durante todo el tiempo que seas cliente de AppTiempo;
7. Cuando tus empleados utilizan el sistema de reconocimiento facial y registro de asistencia;
8. Y también, si entras en contacto con AppTiempo por los canales de comunicación disponibles.

En AppTiempo estamos comprometidos con la protección de los datos personales y cumplimos con lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 en lo que resulta aplicable, el Decreto 1074 de 2015 y el título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio – "SIC", el "RGPD") y el resto de regulación aplicable en materia de protección de datos. Por esto, te informamos que KOODI STUDIO SAS, con domicilio en Medellín, Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales. AppTiempo podrá ser contactado a través del correo [email protected]

Los servicios de control de horarios, gestión de nómina y análisis de novedades están disponibles a través de la plataforma web y aplicación móvil "AppTiempo" (en adelante la "Plataforma AppTiempo"), la cual es administrada por KOODI STUDIO SAS.

I. Datos personales recolectados y tratados por AppTiempo

Autorización para el tratamiento:

Para Empresas Cliente: Al contratar AppTiempo, la empresa (a través de su representante legal, departamento de Recursos Humanos o personal autorizado) otorga autorización para el tratamiento de:

• Sus datos empresariales
• Los datos personales de todos sus empleados que utilizarán el sistema

Para Empleados: El tratamiento de tus datos personales ha sido autorizado por tu empleador. AppTiempo procesa tus datos bajo la legitimación del contrato suscrito entre tu empresa y AppTiempo, donde tu empleador actúa en tu representación para efectos del tratamiento de datos necesario para la gestión laboral.

Datos de la Empresa Cliente:

• Información de identificación empresarial (razón social, NIT)
• Datos de contacto del representante legal y usuarios administrativos
• Información financiera y de facturación

Datos de los Empleados:

Para cumplir con las finalidades de tratamiento, procesaremos estas categorías de datos personales de los empleados:

• Identificación y contacto: Nombres, apellidos, documento de identidad, teléfono, email, dirección
• Laborales: Cargo, área, centro de costo, sede, horario laboral, tipo de contrato
• Biométricos: Datos faciales para reconocimiento (datos sensibles - su entrega es facultativa)
• Asistencia: Registros de entrada/salida, geolocalización (cuando se autorice), tiempo trabajado
• Financieros: Información salarial, deducciones, beneficios, datos bancarios para pagos
• Seguridad social: EPS, ARL, pensión, cesantías

II. Las finalidades del tratamiento de datos son:

Para Empresas Cliente:

1. Gestionar la prestación del servicio de control de horarios y análisis de nómina
2. Administrar la relación contractual y comercial
3. Enviar comunicaciones sobre el servicio, actualizaciones y mejoras
4. Facturación y gestión de pagos
5. Ofrecer nuevos productos o funcionalidades relacionadas
6. Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades

Para Empleados de las Empresas Cliente:

1. Control de asistencia: Registrar entradas y salidas mediante reconocimiento facial o códigos
2. Gestión de horarios: Procesar información de jornadas laborales, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos
3. Cálculo de novedades: Analizar automáticamente las novedades para el área de nómina según la normatividad laboral colombiana
4. Reportes: Generar informes detallados de asistencia y tiempo trabajado
5. Seguridad: Verificar la identidad mediante datos biométricos para prevenir suplantación
6. Comunicaciones de servicio: Enviar notificaciones sobre el registro de asistencia a través de la plataforma, correo electrónico, WhatsApp o SMS
7. Cumplimiento legal: Mantener registros según lo exigido por el Código Sustantivo del Trabajo
8. Prevención de fraude: Consultar listas restrictivas y realizar validaciones para prevenir suplantación de identidad
9. Gestión de ausencias: Procesar y administrar permisos, vacaciones, incapacidades y otras novedades
10. Anonimización: Anonimizar datos para análisis estadísticos y mejora del servicio

III. Transmisión y transferencia de datos personales

AppTiempo podrá compartir datos personales dentro o fuera de Colombia con:

1. Proveedores de servicios tecnológicos (Encargados del tratamiento):
   • Servicios de almacenamiento en la nube (servidores en Colombia y exterior)
   • Procesamiento de datos biométricos para reconocimiento facial
   • Servicios de infraestructura y respaldo de información
   • Proveedores de comunicaciones (SMS, email, WhatsApp)
2. Autoridades competentes:
   • Ministerio del Trabajo
   • UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales)
   • DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
   • Autoridades judiciales cuando sea requerido legalmente
   • Superintendencia de Industria y Comercio
3. La empresa empleadora:
   • Los datos de asistencia y cálculos de nómina serán compartidos con el empleador para el cumplimiento del objeto del servicio
   • Información necesaria para la gestión de recursos humanos
4. Entidades del sistema de seguridad social (cuando sea autorizado):
   • Para verificación de afiliaciones y aportes
   • Validación de información laboral

Los datos podrán ser almacenados en servidores ubicados en Colombia o en el exterior (principalmente Estados Unidos para servicios de infraestructura cloud), garantizando siempre los estándares de seguridad requeridos y el cumplimiento de la normativa colombiana sobre transferencia internacional de datos.

IV. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales almacenados en las bases de datos de AppTiempo, tienes los siguientes derechos:

• Acceder: Conocer qué datos personales tenemos y cómo los tratamos
• Actualizar: Solicitar la actualización de datos cuando hayan cambiado
• Rectificar: Corregir datos inexactos o incompletos
• Suprimir: Solicitar la eliminación de datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos
• Revocar autorización: Retirar el consentimiento otorgado, salvo obligaciones legales o contractuales
• Solicitar prueba: Obtener copia de la autorización otorgada
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones

Consideraciones especiales:

• Datos biométricos: Son datos sensibles y su entrega es voluntaria. Sin embargo, su no entrega puede dificultar el uso del sistema de reconocimiento facial
• Registros laborales: Deben conservarse mínimo 5 años según el Código Sustantivo del Trabajo
• Supresión limitada: No podremos suprimir datos si existe:
  • Relación contractual vigente entre tu empleador y AppTiempo
  • Obligación legal de conservación
  • Necesidad para defensa judicial (actual o potencial)
• Responsabilidad del titular: Es tu responsabilidad mantener actualizados tus datos y los de tus empleados
• Para empleados: Si no estás de acuerdo con el tratamiento de tus datos, debes comunicarlo a tu departamento de Recursos Humanos, quienes son los responsables de gestionar tu inclusión o exclusión en el sistema AppTiempo

V. Cómo ejercer tus derechos

Para Empresas Cliente:

Los derechos pueden ser ejercidos por el representante legal o personas autorizadas de la empresa.

Para Empleados:

Tus derechos pueden ser ejercidos por:

1. Ti mismo como titular de los datos personales
2. Tus causahabientes (acreditando tal calidad)
3. Tu representante legal o apoderado (acreditando tal calidad)
4. Para menores, quien ejerza su representación legal

Procedimiento:

Envía tu solicitud a: [email protected]

• Asunto: "Ejercicio Derechos Habeas Data"
• Incluir:
  1. Tu nombre y datos de contacto para respuesta
  2. Documentos que acrediten tu identidad o representación legal
  3. Descripción clara y precisa de los datos y el derecho a ejercer
  4. Cualquier documento que facilite la localización de tus datos

Plazos de respuesta:

• Consultas: 10 días hábiles (extensibles por 5 días más en casos excepcionales)
• Reclamos: 15 días hábiles (extensibles por 8 días más en casos excepcionales)

Procedimiento para reclamos incompletos:

• Te notificaremos dentro de 5 días hábiles para que completes la información
• Tendrás 2 meses para subsanar, de lo contrario se entenderá que desististe

Traslado de competencia:

Si no somos competentes para resolver tu solicitud, trasladaremos a la entidad correspondiente en máximo 2 días hábiles y te informaremos.

Al enviar tu solicitud, autorizas a AppTiempo para dar respuesta por el mismo medio, salvo que indiques uno diferente.

VI. Seguridad de los datos

AppTiempo implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales:

Medidas técnicas:

• Encriptación de datos sensibles (especialmente biométricos)
• Certificados SSL/TLS para transmisión de datos
• Firewall y sistemas de detección de intrusos
• Segregación de ambientes (desarrollo, pruebas, producción)

Medidas administrativas:

• Acceso restringido basado en roles y principio de menor privilegio
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas
• Capacitación periódica en protección de datos
• Auditoría de accesos y actividades

Medidas físicas:

• Servidores en centros de datos certificados
• Control de acceso físico a instalaciones
• Respaldos periódicos en ubicaciones geográficamente distribuidas

Gestión de incidentes:

• Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad
• Notificación a afectados y autoridades según normativa
• Plan de continuidad del negocio

VII. Conservación de datos

Los datos se conservarán durante:

• La vigencia de la relación contractual
• Los plazos legales aplicables (registros laborales: mínimo 5 años)
• El tiempo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales

VIII. Datos de contacto

IX. Actualizaciones de la Política

Esta política puede ser actualizada para reflejar cambios en:

• La normativa aplicable
• Nuestros procesos de tratamiento de datos
• Nuevas funcionalidades o servicios
• Requerimientos de seguridad

Notificación de cambios:

• Los cambios sustanciales serán notificados a través de la plataforma o por correo electrónico
• Para cambios que requieran nuevo consentimiento, solicitaremos tu autorización expresa
• La versión vigente estará siempre disponible en www.apptiempo.co

Podrás solicitar la versión actualizada en cualquier momento a través de [email protected]

XI. Uso de cookies y tecnologías similares

En nuestro sitio web www.apptiempo.co y plataforma utilizamos cookies y tecnologías similares que nos permiten:

• Mantener tu sesión activa
• Recordar tus preferencias de configuración
• Analizar el uso de la plataforma para mejorar nuestros servicios
• Garantizar la seguridad de tu cuenta

Las cookies que utilizamos son estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio. Si navegas en nuestra plataforma, aceptas el uso de estas tecnologías. Puedes configurar tu navegador para rechazar cookies, pero esto podría afectar la funcionalidad del servicio.

XII. Fecha de vigencia

Esta política entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2025 y reemplaza cualquier versión anterior.

Última actualización: 1 de enero de 2025

CONSENTIMIENTO Y ACEPTACIÓN:

Para Empresas: Al contratar los servicios de AppTiempo, declaras que:

• Tienes autorización para actuar en nombre de tu empresa
• Has informado a tus empleados sobre el uso de AppTiempo y esta política
• Cuentas con las autorizaciones necesarias para el tratamiento de datos de tus empleados

Para Empleados: Al utilizar AppTiempo, reconoces que:

• Tu empleador ha autorizado el tratamiento de tus datos para fines laborales
• Has sido informado sobre esta política de privacidad
• Si no estás de acuerdo, debes contactar a tu departamento de Recursos Humanos y cesar el uso de la plataforma

Al utilizar los servicios de AppTiempo, declaras que has leído, entendido y aceptado esta Política de Tratamiento de Datos.