Política de privacidad de la app móvil

Última actualización: 1 de octubre de 2026

La app móvil de AppTiempo es desarrollada por KOODI STUDIO SAS (NIT 901.840.144-4, domicilio en Medellín, Colombia; en adelante «AppTiempo»). Es la versión para celular de la plataforma de nómina y asistencia que tu empleador contrata con AppTiempo. Esta política complementa nuestra Política de Privacidad general.

1. Quién es responsable de tus datos

Si eres empleado, tu empleador es el responsable del tratamiento de tus datos laborales y AppTiempo actúa como encargado: los trata por cuenta de tu empleador y según sus instrucciones, para prestarle el servicio de nómina y asistencia.

Si eres administrador de una empresa cliente, AppTiempo trata tus datos de acceso para darte el servicio contratado por tu empresa.

En ambos casos, AppTiempo es responsable de los datos técnicos que usa para proteger el servicio: los datos de tu sesión, de tu celular y los registros de seguridad descritos en la sección 3.1.

2. Cómo entras a la app

• Empleados: entran con su número de documento. No usan contraseña: el acceso queda vinculado al celular desde el que entran por primera vez, y la empresa puede liberar esa vinculación.
• Administradores: entran con su documento y contraseña.
• No hay autorregistro: solo tu empleador puede crear accesos, desde la plataforma web o desde la app. Si tu documento no está registrado por tu empresa, no puedes entrar.

3. Datos que trata la app

3.1 Datos de acceso y del dispositivo

• Documento de identidad y, para administradores, la contraseña, que guardamos solo como un hash scrypt con sal, del que no se puede recuperar.
• Datos del celular: fabricante, modelo, versión del sistema operativo, idioma, tamaño de pantalla y zona horaria. Los usamos para vincular tu acceso a tu celular y detectar entradas desde otro dispositivo.
• Identificador de notificaciones (token push), si aceptas recibir notificaciones.
• Registros de seguridad y diagnóstico: la dirección IP, el tipo de dispositivo y la actividad de cada sesión (por ejemplo, cuándo entras y qué acciones haces), y los detalles técnicos de los errores que ocurren. Los usamos para seguridad, auditoría y soporte, no para medir tu uso ni para publicidad.
• Sesión: los datos de tu sesión se guardan en el almacenamiento seguro del celular (Keychain en iOS, Keystore en Android) y se borran al cerrar sesión.

3.2 Datos que tú registras como empleado

• Solicitudes de permisos por horas, vacaciones y ausencias, con sus fechas y observaciones.
• Incapacidades médicas: fechas, número del certificado, observaciones y el soporte que adjuntes. Son datos de salud, que la ley considera sensibles: entregarlos es facultativo y solo se usan para gestionar tu incapacidad con tu empleador. Si tu empresa registra el diagnóstico, también es un dato sensible.
• Fotos y documentos que adjuntes como soporte.

3.3 Datos que consultas

Tus comprobantes de pago y el estado de tus solicitudes. Estos datos los registra tu empleador en la plataforma; la app solo los muestra.

3.4 Datos que registran los administradores

Desde la app, los administradores de tu empresa pueden registrar y editar datos de sus empleados: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, tipo de sangre (dato sensible), afiliaciones a seguridad social, cuenta bancaria, salario y contrato, además de asistencias, incapacidades y documentos del expediente. Los tratamos por cuenta del empleador, igual que en la plataforma web.

3.5 Marcación de asistencia (si tu empresa la activa)

Tu empleador decide si puedes marcar entrada y salida desde el celular y qué verificación exige. Según lo que configure, al marcar la app puede pedirte:

• Ubicación: la tomamos una sola vez, en el momento de marcar, y la guardamos con ese registro para que tu empresa sepa desde dónde marcaste. No la tomamos en segundo plano ni en ningún otro momento.
• Foto de tu rostro: la tomamos al marcar y la comparamos con tu foto de registro mediante reconocimiento facial, para verificar que eres tú. La foto queda guardada con el registro de asistencia.

Tus datos biométricos. Para el reconocimiento facial, se registran fotos de tu rostro y se genera una representación matemática de tus rasgos. Son datos biométricos, que la ley considera sensibles:

• Solo los tratamos con tu autorización previa, expresa e informada. No estás obligado a darla; si no la das, tu empresa debe ofrecerte otra forma de registrar tu asistencia.
• Solo se usan para verificar tu identidad al marcar. No los usamos para ningún otro fin ni los compartimos, salvo con el proveedor que hace la comparación (ver sección 6).
• Terminar tu contrato no los borra automáticamente. Se borran cuando tu empresa elimina tus datos biométricos o cuando nos pides eliminarlos (sección 10). Las fotos tomadas al marcar y los intentos de reconocimiento fallidos se conservan con los registros de asistencia (sección 8).

3.6 Lo que la app no hace

• No rastrea tu ubicación en segundo plano.
• No usa tu huella.
• No accede a tus contactos, micrófono ni mensajes.
• No incluye publicidad, analítica de uso ni herramientas de terceros que te rastreen.

4. Permisos que pide la app

5. Para qué usamos tus datos

• Darte acceso y verificar que eres tú.
• Registrar tu asistencia y, si tu empresa lo exige, verificar desde dónde y quién marca.
• Gestionar tus solicitudes, incapacidades y comprobantes de pago con tu empleador.
• Enviarte notificaciones sobre esas gestiones.
• Proteger tu cuenta, por ejemplo detectando un acceso desde un celular distinto.
• Atender solicitudes de soporte de tu empresa.

No usamos tus datos para publicidad ni los vendemos.

6. Con quién compartimos tus datos

• Tu empleador, que es el responsable de tus datos laborales.
• Proveedores que nos prestan infraestructura, como encargados y solo para operar el servicio:
  • Hostinger: servidores de la plataforma.
  • DigitalOcean: base de datos.
  • Amazon Web Services: almacenamiento de archivos y fotos (Amazon S3) y comparación facial (Amazon Rekognition).
  • Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) y Apple (Apple Push Notification service): entrega de notificaciones. Reciben el identificador de notificaciones y el título, texto, tipo y enlace interno de cada aviso.
  • Expo: también distribuye las actualizaciones de la app y, para eso, recibe un identificador de instalación, la versión de la app y datos técnicos de errores graves.
  • Slack: recibe avisos de algunos errores del servicio para que nuestro equipo los atienda; pueden incluir identificadores técnicos de la solicitud que falló.
• Autoridades, cuando la ley nos obligue.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Les enviamos datos solo como encargados, para prestar el servicio y bajo sus condiciones contractuales de protección de datos, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. No vendemos ni cedemos tus datos a terceros para sus propios fines.

7. Seguridad

• Toda la comunicación viaja cifrada por HTTPS (TLS).
• Los datos de sesión se guardan en el almacenamiento seguro del celular.
• Las contraseñas se guardan cifradas con un algoritmo de un solo sentido.
• Los archivos adjuntos se suben y descargan con enlaces temporales firmados.
• Cada persona ve solo lo que su rol le permite: un empleado ve sus propios datos; un administrador, los de su empresa.

8. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Al cerrar sesión, borramos la sesión del celular e intentamos desactivar tu identificador de notificaciones; si no hay conexión, esa desactivación puede quedar pendiente.
• Cuando tu empresa elimina tu registro, se eliminan la vinculación con tu celular y tus identificadores de notificación.
• Los registros de seguridad y diagnóstico se conservan solo el tiempo necesario para seguridad, auditoría y soporte.
• Tus datos biométricos de reconocimiento facial se conservan hasta que tu empresa los elimine o nos pidas eliminarlos; terminar tu contrato no los borra automáticamente.
• La información laboral (nómina, contratos, incapacidades, asistencia, incluidas la ubicación y la foto de cada marcación) se conserva mientras tu empleador sea cliente de AppTiempo y por los plazos que exige la ley laboral y tributaria, porque tu empleador debe poder demostrar los pagos y aportes que hizo.

9. Tus derechos

Según la Ley 1581 de 2012, puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, saber cómo se usan, pedir prueba de tu autorización, revocarla y acceder gratis a tus datos. Si no resolvemos tu reclamo, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Escríbenos a [email protected] con tu nombre, documento, empresa y lo que necesitas. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles. Si tu solicitud es sobre datos laborales, la coordinamos con tu empleador.

10. Cómo eliminar tu cuenta

Tu cuenta la crea y la controla tu empleador. Tienes dos caminos:

1. Pídele a tu empresa que solicite la eliminación de tu cuenta. Retirarte el acceso no equivale a eliminar tus datos.
2. O escríbenos a [email protected] con el asunto «Eliminar mi cuenta de la app», tu nombre, documento y empresa. Verificamos tu identidad, le avisamos a tu empleador y respondemos en un máximo de 15 días hábiles.

Nuestro equipo atiende cada solicitud de forma manual: eliminamos tu acceso a la app, la vinculación con tu celular, tus identificadores de notificación y tus datos biométricos de reconocimiento facial, y te confirmamos por correo cuando terminamos. Si algún proveedor no confirma un borrado, lo repetimos hasta completarlo. Los registros laborales que la ley obliga a tu empleador a conservar (nómina, aportes, contratos, incapacidades y asistencia) no se borran mientras dure esa obligación; dejan de estar disponibles en la app.

11. Menores de edad

La app es para trabajadores y administradores mayores de 18 años. No está dirigida a menores.

12. Cambios a esta política

Si cambiamos lo que hace la app con tus datos, actualizaremos esta página y la fecha de arriba antes de que el cambio llegue a la app.

13. Contacto

Esta política se rige por la ley colombiana, en particular la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Versión 2.0 · 1 de octubre de 2026 · App móvil de AppTiempo para Android e iOS