La dotación es una obligación barata de cumplir y cara de incumplir. Y es de las pocas que tiene fechas fijas en el calendario, así que no hay excusa de "se nos pasó".
Quién tiene derecho
Dos condiciones, y se necesitan las dos:
- Devengar hasta 2 salarios mínimos mensuales
- Llevar más de 3 meses vinculado a la empresa
Con el salario mínimo de 2026 en $1.750.905, el tope es:
2 × $1.750.905 = $3.501.810
Si alguien gana $3.400.000, tiene derecho. Si gana $3.600.000, no.
Sobre los tres meses: se cuentan al momento de cada entrega, no al inicio del año. Alguien que entra en junio no recibe la entrega de agosto si no completa los tres meses, pero sí la de diciembre.
Cuándo se entrega
Tres veces al año, en fechas límite fijas:
| Entrega | Fecha límite |
|---|---|
| Primera | 30 de abril |
| Segunda | 31 de agosto |
| Tercera | 20 de diciembre |
Son fechas límite, no fechas de entrega. Puedes entregar antes.
Qué se entrega
Un par de zapatos y un vestido de labor en cada entrega. "Vestido de labor" significa ropa adecuada para la función que la persona desempeña, no un uniforme corporativo cualquiera.
Para trabajo de oficina puede ser ropa formal. Para operación, ropa de trabajo. Para labores con riesgo, la dotación no reemplaza los elementos de protección personal: los EPP son obligación aparte y van por cuenta de la empresa sin importar el salario del trabajador.
Confundir dotación con EPP es un hallazgo típico en inspección.
El error que la convierte en salario
No se puede pagar en dinero.
Cuando una empresa entrega un bono o un valor en la nómina "para que compre los zapatos", corre el riesgo de que ese pago se considere salarial. Y si es salarial, entra a la base de prestaciones y aportes: prima, cesantías, vacaciones, seguridad social.
Un bono de $150.000 tres veces al año, multiplicado por la base prestacional y por todos los empleados que lo recibieron, se convierte en un pasivo bastante mayor que el costo de haber comprado los zapatos.
Si el trabajador no la usa
El empleado que recibe dotación está obligado a usarla. Si no la usa, el empleador queda eximido de entregarla en la siguiente oportunidad.
Ojo: eximido de entregar, no autorizado a descontar. Y conviene dejar constancia escrita del incumplimiento antes de aplicar esa consecuencia.
Qué pasa si no la entregas
- Multas del Ministerio de Trabajo, que se gradúan según el tamaño de la empresa y la reincidencia
- Reclamación del trabajador por el valor de las dotaciones no entregadas, que se acumulan
- Es un hallazgo frecuente en inspección porque es fácil de verificar: se pregunta y se mira
Lo importante es que la obligación no se extingue. Las dotaciones no entregadas se siguen debiendo, y en una liquidación pueden reclamarse hacia atrás.
Cómo dejarlo bien documentado
Ten un acta de entrega firmada por cada empleado, con fecha, descripción de lo entregado y talla. Es lo único que demuestra el cumplimiento.
Sin firma, para efectos prácticos no entregaste nada.
Checklist rápido
- Lista de empleados que ganan hasta $3.501.810
- Verificar quiénes cumplen 3 meses a la fecha de entrega
- Entregar antes del 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre
- Acta firmada por cada uno
- Archivar las actas mínimo 3 años
Preguntas frecuentes
¿A quién se le debe entregar dotación?
A todo trabajador que devengue hasta dos salarios mínimos mensuales y que lleve más de tres meses vinculado a la empresa. En 2026 ese tope es de $3.501.810.
¿Se puede pagar la dotación en dinero?
No. La dotación debe entregarse en especie. Pagarla en dinero puede hacer que se considere pago salarial, con efecto sobre prestaciones y aportes.