La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) está cada vez más activa en fiscalizaciones. ¿Sabes qué errores de nómina pueden poner a tu empresa en la mira? Te contamos los más comunes.
¿Cómo detecta errores la UGPP?
La UGPP cruza automáticamente:
- Tu PILA (aportes a seguridad social)
- Tu nómina electrónica DIAN
- Las declaraciones de renta de tu empresa
- Los reportes de las EPS y fondos de pensión
Si hay diferencias, te llega un requerimiento.
Error #1: No incluir horas extras en el IBC
Este es el error más común y costoso.
El problema: Pagas horas extras al empleado pero no las incluyes en la base de cotización (IBC) para aportes a seguridad social.
La consecuencia: Debes pagar la diferencia de aportes + sanción del 60% + intereses.
La regla: Si las horas extras son habituales (más de 3 meses seguidos), DEBEN incluirse en el IBC.
Error #2: Diferencias entre nómina DIAN y PILA
Si reportas $5.000.000 de salario en la nómina electrónica pero solo $4.000.000 en PILA, la UGPP lo detecta inmediatamente.
La regla: Los valores deben coincidir exactamente.
Error #3: Contratar por honorarios lo que es laboral
Si tienes una persona que:
- Cumple horario
- Usa tus herramientas
- Recibe órdenes directas
- Trabaja exclusivamente para ti
...eso es una relación laboral, no un contrato de servicios.
La consecuencia: Pagar todos los aportes adeudados + prestaciones + sanción.
Error #4: Auxilio de transporte mal aplicado
Errores comunes:
- No pagarlo a quienes ganan hasta 2 SMLV
- Incluirlo en la base de seguridad social (no debe incluirse)
- No incluirlo en la base de prima y cesantías (sí debe incluirse)
Error #5: No afiliar empleados a tiempo
Debes afiliar al empleado antes de que empiece a trabajar, no después.
La consecuencia: Si hay un accidente laboral sin afiliación, tú asumes todos los costos.
Error #6: Licencias no remuneradas mal manejadas
Durante una licencia no remunerada, tú sigues pagando los aportes a salud (12.5% completo).
¿Cómo protegerte?
- Usa software de nómina confiable que calcule correctamente el IBC
- Verifica mensualmente que nómina y PILA coincidan
- Guarda documentación por 5 años
- Responde rápido a los requerimientos
AppTiempo te ayuda con compliance
En AppTiempo calculamos correctamente el IBC incluyendo horas extras y recargos. Tus reportes para PILA y nómina electrónica salen consistentes. Menos riesgo de fiscalización.