Marcar entrada y salida lo hace cualquier sistema, incluso un Excel. Donde se separan los buenos de los malos es en lo que pasa después: convertir esas marcaciones en horas extras, recargos y una nómina que resista una auditoría.
Estas son las nueve preguntas que conviene hacer antes de firmar.
1. ¿Calcula con el divisor de 210 horas?
Desde el 15 de julio de 2026 la jornada es de 42 horas semanales, lo que da 210 horas mensuales, no 220 ni 240.
Con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905), la hora ordinaria quedó en $8.338. Si el sistema sigue dividiendo por 240, te da $7.295 y estás subpagando cada hora extra.
Pídeles que te lo muestren en pantalla. No aceptes "ya lo vamos a actualizar".
2. ¿La jornada nocturna empieza a las 7 p.m.?
Cambió el 25 de diciembre de 2025. Muchos sistemas siguen con las 9 p.m.
Son dos horas de recargo del 35% por turno que no se están pagando. En una operación con turno de tarde, es el error más caro de esta lista.
3. ¿Aplica el 90% en dominicales y festivos?
Vigente desde julio de 2026. Y debe subir a 100% en julio de 2027.
La pregunta real no es si hoy tiene el 90%, sino si el cambio a 100% ya está programado por fecha. Si toca que un técnico entre a cambiar un parámetro, ese día se te va a olvidar.
4. ¿Maneja turnos que cruzan medianoche?
Un turno de 10 p.m. a 6 a.m. es un solo turno, pero cae en dos días calendario. Y si uno de esos días es domingo, solo las horas del domingo llevan recargo dominical.
Es la prueba de fuego. Muchos sistemas parten el turno en dos y calculan mal ambos pedazos.
5. ¿Genera el archivo plano de PILA?
Si no lo genera, alguien va a transcribir a mano todos los meses. Ahí es donde aparecen las diferencias que después detecta la UGPP.
6. ¿Los registros son inalterables?
Un registro que se puede editar sin dejar rastro no sirve como prueba. Pregunta específicamente:
- ¿Queda log de quién modificó qué y cuándo?
- ¿Se puede borrar una marcación o solo anularla dejando el histórico?
7. ¿Cuánto cuesta de verdad?
Pide el desglose completo:
| Concepto | Preguntar |
|---|---|
| Licencia | ¿Por empleado o por empresa? |
| Implementación | ¿Está incluida? |
| Hardware | ¿Los lectores se compran aparte? |
| Soporte | ¿Tiene costo adicional? |
| Actualizaciones legales | ¿Se cobran? |
Ese último punto importa mucho en Colombia, donde los parámetros cambian cada julio.
8. ¿Qué pasa si te vas?
Pregunta cómo exportas tu histórico y en qué formato. Si la respuesta es vaga, asume que quedarás atrapado. Necesitas ese histórico durante cinco años aunque cambies de proveedor.
9. ¿Quién responde cuando algo falla el día de pago?
Pregunta el tiempo de respuesta comprometido y en qué horario. Un sistema de nómina que no contesta el 28 del mes no sirve.
La prueba de 15 minutos
Antes de decidir, pídeles calcular un caso real:
Un empleado con salario mínimo trabaja el domingo de 6 p.m. a 2 a.m.
La respuesta correcta separa cuatro tramos: dominical diurno hasta las 7 p.m., dominical nocturno de 7 p.m. a medianoche, y luego ordinario nocturno del lunes hasta las 2 a.m.
Si el proveedor duda o te da un solo número, ya sabes.
AppTiempo está construido sobre estas reglas específicas, con las fechas de cambio de 2026 y 2027 ya programadas.