Cada enero veo los mismos errores repetiéndose. Y lo peor es que algunos pueden costarte demandas laborales o indemnizaciones millonarias. Aquí te cuento cuáles son para que no caigas en ellos.
Error #1: Calcular con el salario de enero
Los intereses de cesantías de 2025 se calculan con el salario de 2025, no con el nuevo salario de 2026.
Si tu empleado ganó el mínimo en 2025 ($1.300.000), esa es la base. No importa que en enero 2026 ya gane $1.423.500.
Error #2: Olvidar el auxilio de transporte
El auxilio de transporte SÍ se incluye en la base para calcular cesantías e intereses. Solo se excluye para:
- Aportes a seguridad social
- Horas extras y recargos
Pero para prestaciones sociales (prima, cesantías, vacaciones), siempre se incluye.
Error #3: No incluir salario variable
Si tu empleado gana comisiones, bonificaciones o tiene horas extras frecuentes, debes promediar estos valores y sumarlos al salario base.
Ejemplo:
- Salario base: $2.000.000
- Promedio comisiones 2025: $500.000
- Promedio horas extras: $200.000
Base correcta = $2.700.000 (no $2.000.000)
Error #4: Usar 365 días en lugar de 360
En Colombia, para efectos laborales, el año tiene 360 días y cada mes tiene 30 días. Esto aplica para:
- Cesantías
- Intereses de cesantías
- Prima de servicios
- Vacaciones
Error #5: Pagar los intereses al fondo de cesantías
Esto es MUY común. Los intereses se pagan directamente al empleado, no al fondo.
- Intereses → Al empleado (antes del 31 de enero)
- Cesantías → Al fondo (antes del 14 de febrero)
Son dos pagos diferentes a dos destinatarios diferentes.
Error #6: Olvidar empleados que renunciaron
Si un empleado renunció en 2025, ya le pagaste las cesantías en su liquidación. PERO los intereses de esas cesantías también debieron pagarse en la liquidación.
Si olvidaste incluirlos, el ex-empleado puede reclamarlos junto con la indemnización por mora.
Error #7: No guardar soportes
Tienes que conservar los comprobantes de pago de intereses durante 5 años. La UGPP puede auditarte en cualquier momento y pedir estos documentos.
Guarda:
- Volante de nómina o comprobante de transferencia
- Cálculo detallado por empleado
- Firma del empleado (si fue pago en efectivo)
Error #8: Pagar tarde
La fecha límite es el 31 de enero. Si pagas el 1 de febrero, ya estás en mora y debes pagar indemnización.
No importa que sea fin de semana, no importa que sea festivo. El 31 es el 31.
Con AppTiempo todo esto se calcula automáticamente: el sistema toma el salario promedio de cada empleado, incluye el auxilio de transporte cuando corresponde, y te genera el reporte de intereses listo para pagar.