Con la jornada de 42 horas en vigor desde el 15 de julio, el margen de error se achicó. Antes, si registrabas mal media hora, quedaba absorbida dentro de una jornada más larga. Ahora esa media hora es hora extra, y hay que pagarla.
Esto es lo que la ley espera de ti y cómo cumplirlo sin volverlo un problema.
La regla de fondo: la carga de la prueba es tuya
Si un empleado reclama horas extras no pagadas, el empleador es quien debe demostrar cuánto se trabajó. No al revés.
Esto es lo que sorprende a muchas empresas: no basta con decir "él no trabajó esas horas". Si no tienes un registro que lo respalde, la versión del trabajador es la que suele prevalecer.
Qué debes registrar
Como mínimo, por cada empleado y por cada día:
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Hora de entrada | Define el inicio de la jornada |
| Hora de salida | Define el total de horas del día |
| Inicio y fin de pausas | Las pausas no remuneradas no cuentan como jornada |
| Horas extras autorizadas | Sin autorización previa la extra se discute, pero si se trabajó, se paga |
| Trabajo en dominical o festivo | Cambia la tarifa a 1,90x desde julio de 2026 |
| Horas entre 7 p.m. y 6 a.m. | Generan recargo nocturno del 35% |
Ojo con la última fila. Desde el 25 de diciembre de 2025 la jornada nocturna empieza a las 7 p.m., no a las 9 p.m. Si tu sistema todavía usa las 9 p.m., estás dejando de pagar dos horas de recargo por turno.
Por cuánto tiempo guardarlo
- Mínimo 3 años: es el término de prescripción de las acciones laborales ordinarias.
- Recomendado 5 años: es lo que la UGPP puede revisar hacia atrás en una fiscalización.
Guarda cinco años y no lo pienses más.
Los tres errores que más caro salen
1. Registrar solo la entrada
Sin hora de salida no puedes calcular nada. Un registro incompleto es casi tan malo como no tener registro.
2. Redondear a favor de la empresa
Redondear los 8:07 a las 8:00 parece inofensivo. Repetido 240 veces al año por 30 empleados, se vuelve un pasivo real, y deja un patrón evidente en cualquier auditoría.
3. Dejar que el jefe de área "recuerde" las extras
La reconstrucción de memoria a fin de mes no es prueba. Y casi siempre subestima.
Qué te pueden pedir en una inspección
Un inspector del Ministerio de Trabajo suele pedir tres cosas:
- El registro de jornada del periodo revisado
- Los desprendibles de pago de esos mismos periodos
- El reglamento interno de trabajo con los horarios
Lo que buscan es que los tres coincidan. Si el registro muestra 46 horas en una semana y el desprendible no muestra 4 horas extras, ahí hay un hallazgo.
Papel, Excel o software
El papel y el Excel cumplen la ley. El problema no es la legalidad, es la reconstrucción: cuando llega el reclamo dos años después, nadie encuentra la planilla de esa semana.
Con AppTiempo el registro queda con marca de tiempo y no se puede editar hacia atrás sin dejar rastro, que es justamente lo que le da valor probatorio frente a una inspección.