La UGPP puede tocar tu puerta en cualquier momento. Y cuando llegan, revisan hasta 5 años hacia atrás. ¿Estás preparado? Aquí te cuento qué buscan y cómo protegerte.
¿Qué es la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales es la entidad encargada de fiscalizar que las empresas paguen correctamente:
- Aportes a pensión
- Aportes a salud
- Aportes a riesgos laborales (ARL)
- Aportes parafiscales (SENA, ICBF, Cajas)
¿Qué busca la UGPP?
1. Omisión de cotizantes
Empleados que deberían estar afiliados y no lo están. También contratistas que en realidad tienen relación laboral.
2. Mora en aportes
Pagos realizados después de la fecha límite de PILA.
3. Inexactitud en el IBC
El Ingreso Base de Cotización debe incluir TODO lo que constituye salario: básico, comisiones, bonos, horas extras, recargos.
4. Eludir aportes
Usar figuras como "auxilios no salariales" para reducir la base de aportes.
Sanciones de la UGPP
Las multas son proporcionales a la gravedad:
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| Mora simple | 5% por mes de mora |
| Inexactitud | 35% del valor dejado de pagar |
| Omisión de afiliación | 60% del valor |
| Evasión intencional | 100% del valor + sanciones penales |
Además, se pagan los aportes adeudados con intereses.
Los 5 errores más comunes
Error 1: No incluir horas extras en el IBC
Las horas extras habituales deben incluirse en la base de aportes. Si tu empleado hace extras todos los meses, eso es parte de su IBC.
Error 2: Contratistas encubiertos
Si alguien trabaja horario fijo, con subordinación, usando tus herramientas... es empleado, no contratista. Y debe tener contrato laboral.
Error 3: Auxilios "no salariales" excesivos
Los auxilios que exceden el 40% del salario pueden considerarse salario para la UGPP.
Error 4: No afiliar desde el primer día
La afiliación a seguridad social debe hacerse ANTES de que el empleado empiece a trabajar, no después.
Error 5: Pagar el mínimo cuando hay variables
Si el salario varía por comisiones o bonos, el IBC debe reflejar el valor real, no solo el básico.
Cómo prepararte
1. Revisa tu nómina de los últimos 5 años
- ¿Todos los empleados están afiliados?
- ¿Los IBC son correctos?
- ¿Pagaste a tiempo todas las PILA?
2. Organiza tu documentación
- Contratos laborales
- Nóminas mensuales
- Comprobantes de pago de PILA
- Soportes de horas extras y recargos
3. Corrige antes de que te auditen
Si encuentras errores, puedes corregirlos voluntariamente con sanciones reducidas (10% en lugar de 35-60%).
Con AppTiempo, todos los cálculos de nómina quedan documentados y el sistema genera automáticamente los archivos de PILA con el IBC correcto de cada empleado.