La UGPP puede tocar tu puerta en cualquier momento. Y cuando llegan, pueden revisar varios años de aportes hacia atrás. ¿Estás preparado? Aquí te cuento qué buscan y cómo protegerte.
¿Qué es la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales es la entidad encargada de fiscalizar que las empresas paguen correctamente:
- Aportes a pensión
- Aportes a salud
- Aportes a riesgos laborales (ARL)
- Aportes parafiscales (SENA, ICBF, Cajas)
¿Qué busca la UGPP?
1. Omisión de cotizantes
Empleados que deberían estar afiliados y no lo están. También contratistas que en realidad tienen relación laboral.
2. Mora en aportes
Pagos realizados después de la fecha límite de PILA.
3. Inexactitud en el IBC
El Ingreso Base de Cotización debe incluir TODO lo que constituye salario: básico, comisiones, bonos, horas extras, recargos.
4. Eludir aportes
Usar figuras como "auxilios no salariales" para reducir la base de aportes.
Sanciones de la UGPP
Las sanciones por omisión y por inexactitud se calculan como un porcentaje de los aportes dejados de pagar (Ley 1607 de 2012, art. 179, modificado por la Ley 1819 de 2016) y crecen a medida que avanza el proceso de fiscalización.
Además, se pagan los aportes adeudados con intereses de mora.
Los 5 errores más comunes
Error 1: No incluir horas extras en el IBC
Las horas extras y los recargos son salario y hacen parte del IBC del mes en que se pagan, aunque no se repitan todos los meses.
Error 2: Contratistas encubiertos
Si alguien trabaja horario fijo, con subordinación, usando tus herramientas... es empleado, no contratista. Y debe tener contrato laboral.
Error 3: Auxilios "no salariales" excesivos
La parte de los pagos no salariales que supere el 40% del total de la remuneración se suma al IBC (Ley 1393 de 2010, art. 30).
Error 4: No afiliar desde el primer día
La afiliación a seguridad social debe hacerse ANTES de que el empleado empiece a trabajar, no después.
Error 5: Pagar el mínimo cuando hay variables
Si el salario varía por comisiones o bonos, el IBC debe reflejar el valor real, no solo el básico.
Cómo prepararte
1. Revisa tu nómina de los últimos 5 años
- ¿Todos los empleados están afiliados?
- ¿Los IBC son correctos?
- ¿Pagaste a tiempo todas las PILA?
2. Organiza tu documentación
- Contratos laborales
- Nóminas mensuales
- Comprobantes de pago de PILA
- Soportes de horas extras y recargos
3. Corrige antes de que te auditen
Si encuentras errores, corrígelos cuanto antes con la asesoría de tu contador: mientras más avanza un proceso de fiscalización, más costoso resulta.
Con AppTiempo, todos los cálculos de nómina quedan documentados y el sistema genera el archivo plano de PILA con el IBC calculado de cada empleado.