La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) tiene ojos en todas partes. Cruzan tu información de PILA con la DIAN, y cuando algo no cuadra, te llega el requerimiento. Aquí te cuento qué errores los activan.
¿Qué es la UGPP y por qué te debe importar?
Es la entidad que vigila que pagues correctamente los aportes a seguridad social y parafiscales. Puede fiscalizar periodos de años anteriores, y lo que cobra no es solo lo dejado de pagar: se suman los intereses de mora y las sanciones, que se calculan como un porcentaje de lo no pagado.
Los 7 errores que más activan fiscalización
1. IBC (Ingreso Base de Cotización) mal calculado
El IBC debe incluir todo lo que constituye salario:
- Salario básico
- Horas extras y recargos
- Comisiones
- Bonificaciones habituales
Si reportas un IBC menor al real, la UGPP lo detecta.
2. Empleados reportados como independientes
Si tienes personas con contrato de prestación de servicios pero que:
- Cumplen horario fijo
- Usan tus equipos
- Reciben órdenes directas
La UGPP puede reclasificarlos como empleados y cobrarte todos los aportes retroactivos.
3. Diferencias entre nómina electrónica y PILA
La DIAN tiene tu nómina electrónica. La UGPP tiene tu PILA. Si los números no coinciden, hay problema.
4. Auxilio de transporte incluido en el IBC
El auxilio de transporte NO debe incluirse en la base de aportes a salud y pensión. Si lo incluyes, pagas de más; y si al sacarlo excluyes también pagos que sí son salario, pagas de menos.
5. No pagar ARL correctamente
La tarifa de ARL varía según el riesgo:
- Riesgo I (oficinas): 0.522%
- Riesgo V (construcción, minería): 6.96%
Si clasificas mal a tus empleados, te llega el requerimiento.
6. Empleados con salario integral mal reportados
El salario integral tiene reglas especiales:
- Mínimo 13 SMMLV
- El 70% es base para aportes
- El 30% restante cubre prestaciones
7. No reportar novedades a tiempo
Ingresos, retiros, incapacidades, vacaciones... todo debe reportarse correctamente.
¿Cuánto puede costarte?
Ejemplo hipotético: una empresa mediana con 80 empleados es fiscalizada por IBC mal calculado durante 3 años.
- Aportes no pagados: $450 millones
- Intereses de mora: $180 millones
- Sanción: $270 millones
- Total: $900 millones
Cómo protegerte
- Audita tu nómina periódicamente
- Verifica que PILA y nómina electrónica coincidan
- Clasifica correctamente a empleados vs independientes
- Usa software que valide automáticamente
AppTiempo calcula el IBC con las horas extras y los recargos de cada empleado, y genera el archivo plano de PILA desde la misma nómina para que los dos no se descuadren. Conoce más.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la UGPP y por qué es importante?
La UGPP vigila que los aportes a seguridad social y parafiscales se paguen correctamente. Puede fiscalizar periodos de años anteriores y, además de cobrar lo dejado de pagar con intereses de mora, imponer sanciones.
¿Cuáles son los principales errores que activan la fiscalización de la UGPP?
Los 7 errores más comunes son: IBC mal calculado, reportar empleados como independientes, diferencias entre nómina electrónica y PILA, incluir auxilio de transporte en el IBC, clasificar mal el riesgo ARL, reportar mal el salario integral, y no reportar novedades a tiempo.