¿Ya estás transmitiendo tu nómina electrónica a la DIAN? Hace varios años que es obligatoria para los empleadores (Resolución DIAN 000013 de 2021). Aquí te actualizo sobre lo que debes saber para 2026.
¿Quién está obligado?
Los empleadores que:
- Tengan empleados con contrato laboral
- Paguen salarios, prestaciones o compensaciones
- Sean personas naturales o jurídicas
- Necesiten soportar esos pagos como costo o deducción en renta
No importa si tienes 1 empleado o 1.000: en la práctica, casi toda empresa con empleados debe transmitir.
¿Qué información se transmite?
Cada vez que pagas nómina debes reportar:
- Datos del empleador (NIT, razón social)
- Datos del empleado (documento, nombre)
- Periodo de pago
- Devengados (salario, horas extras, recargos, primas, etc.)
- Deducciones (salud, pensión, retención, etc.)
- Valor neto pagado
Plazos de transmisión
Se transmite un documento por cada mes de pagos, en los primeros días del mes siguiente, dentro del plazo que fija la DIAN. Si pagas quincenal, las dos quincenas del mes van en el mismo documento mensual.
Sanciones por no transmitir
La consecuencia más directa: el documento soporte de nómina electrónica es el soporte de los pagos laborales, así que si no lo transmites, esos pagos pueden no aceptarse como costo o deducción en tu declaración de renta. A eso se suma el riesgo de requerimientos de la DIAN.
Cruce de información con UGPP
Aquí está lo importante: esta información se puede cruzar con lo que reportas en la PILA.
Si tu nómina electrónica dice que pagaste $100 millones en salarios, pero tu PILA solo reporta aportes sobre $80 millones, la UGPP lo detecta.
Esto genera:
- Requerimientos de información
- Fiscalizaciones
- Sanciones por aportes incorrectos
¿Cómo transmitir?
Necesitas:
- Habilitarte como emisor de nómina electrónica en la DIAN
- Usar un software que genere el documento soporte de nómina
- Firmar digitalmente los documentos
- Transmitir directamente o a través de un proveedor tecnológico
AppTiempo y nómina electrónica
AppTiempo todavía no transmite la nómina electrónica a la DIAN. Lo que sí hace es dejar lista la información que alimenta ese documento:
✅ Devengados calculados desde la asistencia: horas extras, recargos, dominicales y festivos
✅ Deducciones de salud, pensión y retención en la fuente
✅ Archivo plano de la PILA
✅ Exportación de la nómina a Excel para tu proveedor de nómina electrónica
Preguntas frecuentes
¿Quiénes están obligados a transmitir nómina electrónica a la DIAN?
Los empleadores, personas naturales o jurídicas, que hacen pagos derivados de una relación laboral (salarios, prestaciones o compensaciones) y necesitan soportarlos como costo o deducción en renta (Resolución DIAN 000013 de 2021).
¿Qué información se debe transmitir en la nómina electrónica?
Datos del empleador, del empleado, el periodo de pago, los devengados, deducciones y el valor neto pagado.
¿Cuáles son las sanciones por no transmitir la nómina electrónica?
La consecuencia más directa es que los pagos laborales pueden no aceptarse como costo o deducción en la declaración de renta, porque el documento soporte de nómina electrónica es el soporte de esos pagos.