Ya casi termina el primer trimestre de 2026. Es buen momento para revisar que tu nómina esté en orden antes de que llegue una auditoría externa (o la UGPP). Usa este checklist.
¿Por qué auditar tu propia nómina?
Las auditorías internas te permiten:
- Detectar errores antes de que se acumulen
- Evitar sanciones de UGPP y MinTrabajo
- Tener documentación ordenada
- Prepararte para fiscalizaciones externas
Checklist de cumplimiento Q1 2026
1. Obligaciones de enero ✅
☐ Intereses de cesantías pagados antes del 31 de enero
☐ Comprobantes de pago archivados
☐ Actualización de salario mínimo en el sistema
☐ Auxilio de transporte actualizado
2. Obligaciones de febrero ✅
☐ Cesantías consignadas antes del 14 de febrero
☐ Comprobantes de consignación de cada fondo
☐ Verificación de que todos los empleados recibieron su consignación
3. PILA mensual (enero, febrero, marzo) ✅
☐ PILA de enero pagada según calendario NIT
☐ PILA de febrero pagada según calendario NIT
☐ PILA de marzo pagada o programada
☐ IBC reportado correctamente (incluye extras y recargos)
4. Nómina electrónica DIAN ✅
☐ Documentos de soporte transmitidos por cada periodo de pago
☐ Acuses de recibo guardados
☐ Consistencia entre nómina electrónica y PILA
5. Cálculos de recargos ✅
☐ Recargo nocturno calculado desde las 7 PM (no 9 PM)
☐ Festivos de enero (1 y 12) pagados correctamente
☐ Festivo de marzo (23 - San José) preparado
6. Contratos y documentación ✅
☐ Contratos de nuevos empleados firmados y archivados
☐ Afiliaciones a EPS, pensión, ARL y caja actualizadas
☐ Liquidaciones de empleados que salieron completas
7. Provisiones contables ✅
☐ Provisión de prima de servicios al día
☐ Provisión de cesantías actualizada (aunque ya consignaste las de 2025)
☐ Provisión de vacaciones correcta
Banderas rojas a buscar
⚠️ Diferencias entre nómina y PILA: Si los totales no coinciden, hay problema.
⚠️ IBC menor al salario reportado: La UGPP lo detecta y fiscaliza.
⚠️ Empleados sin afiliación a seguridad social: Riesgo alto.
⚠️ Contratos a término fijo vencidos sin aviso: Si nadie avisó por escrito con 30 días de anticipación, el contrato se prorroga automáticamente por un periodo igual (art. 46 del CST).
⚠️ Horas extras excesivas: Máximo legal es 2 diarias, 12 semanales.
Acción inmediata
Si encontraste errores:
- Corrige la situación lo antes posible
- Documenta la corrección
- Si hay pagos pendientes a empleados, hazlos con los intereses correspondientes
- Si hay aportes pendientes a PILA, paga con intereses de mora
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Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante auditar la nómina internamente?
Las auditorías internas permiten detectar errores, evitar sanciones, tener documentación ordenada y prepararse para fiscalizaciones externas.
¿Qué elementos clave debo revisar en el checklist del primer trimestre?
Revisar obligaciones de enero (intereses, salario mínimo), febrero (cesantías), PILA mensual, nómina electrónica DIAN, cálculos de recargos, contratos y documentación, y provisiones contables.